Hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập công ty mới nhất 2025

Năm 2025 chứng kiến sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế Việt Nam, đồng thời là sự đổi mới trong các thủ tục hành chính, đặc biệt là trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp. Chính phủ tiếp tục đẩy mạnh các chính sách hỗ trợ khởi nghiệp, tạo môi trường kinh doanh thông thoáng và minh bạch hơn. Hướng dẫn chi tiết trong bài viết này nhằm cung cấp cho các cá nhân, tổ chức và nhà đầu tư một lộ trình rõ ràng và đầy đủ nhất để thành lập công ty tại Việt Nam theo quy định mới nhất năm 2025. Bài viết không chỉ trình bày các bước cơ bản mà còn đi sâu vào các lưu ý quan trọng, các vấn đề thường gặp và các giải pháp để giúp quá trình thành lập công ty diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

1. Tại sao nên thành lập công ty?

Trước khi đi vào chi tiết các thủ tục, chúng ta cần hiểu rõ những lợi ích khi thành lập công ty một cách chính thức:
– Tính pháp lý: Hoạt động dưới hình thức công ty đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh, giúp bạn xây dựng uy tín với khách hàng, đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước.
– Bảo vệ tài sản: Đối với các loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần, chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn đã góp, qua đó hạn chế rủi ro và đảm bảo tài sản cá nhân không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các biến động kinh doanh.
– Khả năng thu hút, huy động nguồn vốn: Công ty có khả năng huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm phát hành cổ phiếu, vay vốn ngân hàng, và kêu gọi đầu tư từ các quỹ đầu tư.
– Mở rộng quan hệ đối tác: Việc có tư cách pháp nhân giúp công ty dễ dàng tham gia vào các hợp đồng thương mại lớn, mở rộng quan hệ đối tác và tiếp cận các cơ hội kinh doanh tiềm năng.
– Ưu đãi thuế: Một số ngành nghề và khu vực có chính sách ưu đãi thuế cho các doanh nghiệp mới thành lập.

2. Xác định mục tiêu kinh doanh và lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Việc xác định rõ mục tiêu kinh doanh là bước quan trọng để lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, cụ thể:
– Bạn muốn kinh doanh trong lĩnh vực nào?
– Quy mô kinh doanh dự kiến của bạn là gì?
– Bạn có bao nhiêu thành viên/cổ đông sáng lập?
– Bạn cần huy động vốn như thế nào?
– Mức độ kiểm soát và quản lý bạn mong muốn là gì?
Dựa trên câu trả lời, bạn có thể lựa chọn một trong các loại hình doanh nghiệp sau:
a. Công ty TNHH một thành viên
– Ưu điểm: Quyền quyết định tập trung vào một người, thủ tục thành lập đơn giản.
– Nhược điểm: Khó khăn trong việc huy động vốn, trách nhiệm pháp lý hữu hạn chỉ trong phạm vi vốn điều lệ.
– Phù hợp: Doanh nghiệp nhỏ, cá nhân muốn tự chủ kinh doanh.
b. Công ty TNHH hai thành viên trở lên
– Ưu điểm: Dễ dàng huy động vốn từ các thành viên, có sự phân chia trách nhiệm và quyền lợi.
– Nhược điểm: Quyết định cần sự đồng thuận của các thành viên, có thể xảy ra mâu thuẫn.
– Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có sự hợp tác giữa các thành viên.
c. Công ty cổ phần
– Ưu điểm: Dễ dàng huy động vốn thông qua phát hành cổ phiếu, cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp, khả năng mở rộng quy mô lớn.
– Nhược điểm: Thủ tục thành lập và quản lý phức tạp, cần tuân thủ nhiều quy định pháp luật.
– Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, có kế hoạch phát triển dài hạn và huy động vốn lớn.
d. Doanh nghiệp tư nhân
– Ưu điểm: Thủ tục thành lập đơn giản, chủ doanh nghiệp toàn quyền quyết định.
– Nhược điểm: Chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân, khó khăn trong việc huy động vốn.
– Phù hợp: Hộ kinh doanh cá thể, hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ.
e. Công ty hợp danh
– Ưu điểm: Dựa trên sự tin tưởng và uy tín cá nhân của các thành viên hợp danh, có thể tận dụng kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của từng thành viên.
– Nhược điểm: Các thành viên hợp danh chịu trách nhiệm liên đới và vô hạn, rủi ro cao nếu một thành viên gây ra sai phạm.
– Phù hợp: Các lĩnh vực đòi hỏi uy tín và trách nhiệm cao, như luật sư, kiểm toán, tư vấn tài chính.

3. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập

3.1 Các giấy tờ cần thiết

Bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty năm 2025 bao gồm các giấy tờ sau:
a. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
– Mẫu giấy đề nghị được quy định tại Phụ lục I-1 Thông tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
– Cần điền thông tin chính xác và đầy đủ, tránh sai sót.
b. Điều lệ công ty
– Điều lệ công ty là văn bản quan trọng nhất, quy định về tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty.
– Nội dung điều lệ cần phù hợp với loại hình doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật.
– Các nội dung chính của điều lệ bao gồm:
+ Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính.
+ Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh.
+ Vốn điều lệ, hình thức góp vốn.
+ Quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông.
+ Cơ cấu tổ chức quản lý (Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát).
+ Quy trình biểu quyết và ra quyết định.
+ Quy định về chia lợi nhuận và xử lý lỗ.
+ Các trường hợp giải thể và thanh lý công ty.
– Việc soạn thảo điều lệ cần được thực hiện cẩn thận, có thể tham khảo ý kiến của luật sư để đảm bảo tính pháp lý.
c. Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập
– Liệt kê đầy đủ thông tin của tất cả các thành viên/cổ đông sáng lập, bao gồm:
+ Họ và tên.
+ Ngày tháng năm sinh.
+ Địa chỉ thường trú.
+ Số giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân/Thẻ căn cước/Hộ chiếu
+ Tỷ lệ góp vốn.
– Đối với thành viên/cổ đông là tổ chức, cần cung cấp thông tin về tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật.
d. Bản sao chứng thực CCCD/Hộ Chiếu của người đại diện theo pháp luật và tất cả các thành viên/cổ đông sáng lập.
– Bản sao phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền (ví dụ: UBND xã, phường, thị trấn, phòng/ văn phòng công chứng).
e. Giấy ủy quyền (nếu có)
– Nếu người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
– Giấy ủy quyền phải ghi rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và thông tin của người được ủy quyền.
f. Các giấy tờ khác (tùy trường hợp)
– Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Đối với nhà đầu tư nước ngoài.
– Văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
– Hợp đồng thuê, GCN chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản tại trụ sở: Chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính.

4. Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

4.1. Phương thức nộp hồ sơ

Năm 2025, bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty theo một trong hai phương thức sau:
a. Nộp trực tiếp
– Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
– Ưu điểm: Được tư vấn trực tiếp và giải đáp thắc mắc.
– Nhược điểm: Mất nhiều thời gian và công sức cho việc di chuyển.
b. Nộp Online
– Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
– Ưu điểm: Nhanh chóng, thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
– Nhược điểm: Cần có chữ ký số và kết nối internet ổn định.

4.2. Quy trình nộp hồ sơ online

– Đăng ký tài khoản: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đăng ký tài khoản.
– Đăng nhập: Đăng nhập vào tài khoản bằng thông tin đã đăng ký.
– Chọn thủ tục: Chọn thủ tục “Đăng ký thành lập doanh nghiệp”.
– Nhập thông tin: Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống.
– Tải lên hồ sơ: Tải lên các giấy tờ đã chuẩn bị ở định dạng PDF.
– Ký số: Ký số vào hồ sơ bằng chữ ký số của người đại diện theo pháp luật.
– Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí (nếu có).
– Nhận thông báo: Nhận thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ từ hệ thống.

4.3. Theo dõi trạng thái hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty, bạn hoàn toàn có thể chủ động theo dõi tiến trình xử lý thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là kênh thông tin chính thức và đáng tin cậy, nơi hệ thống sẽ liên tục cập nhật trạng thái hồ sơ của bạn, từ khi tiếp nhận, thẩm định cho đến khi có kết quả cuối cùng. Việc thường xuyên kiểm tra sẽ giúp bạn nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời có những điều chỉnh cần thiết (nếu có) để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ.

4.4. Thời gian xử lý hồ sơ

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian này có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung hoặc có vấn đề phức tạp.

5. Các bước sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

5.1. Khắc dấu công ty và công bố mẫu dấu

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải khắc dấu pháp nhân và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Dấu pháp nhân có thể là dấu tròn hoặc dấu chữ ký số.

5.2. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế

Công ty cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính. Sau khi mở tài khoản, cần thông báo số tài khoản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

5.3. Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là công cụ bắt buộc để thực hiện kê khai thuế điện tử và tiến hành các giao dịch trực tuyến với cơ quan nhà nước.

5.4. Kê khai và nộp thuế môn bài

Thuế môn bài là loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm dựa trên vốn điều lệ. Doanh nghiệp mới thành lập phải kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

5.5. Đăng ký hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

5.6. Thực hiện các nghĩa vụ về lao động và bảo hiểm xã hội

Nếu công ty sử dụng lao động, cần thực hiện các nghĩa vụ về lao động, bao gồm ký kết hợp đồng lao động, trả lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

5.7. Treo biển hiệu công ty

Doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Biển hiệu phải có đầy đủ thông tin theo quy định.

5.8. Góp đủ vốn điều lệ

Thành viên/cổ đông phải góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn quy định là 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận ĐKKD.

5.9. Tuân thủ các quy định pháp luật về ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp luật về ngành nghề kinh doanh, bao gồm các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, v.v.

6. Các vấn đề thường gặp và giải pháp

– Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn: Kiểm tra tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ. Chuẩn bị sẵn một vài phương án tên để dự phòng.
– Hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung: Đọc kỹ thông báo của cơ quan đăng ký kinh doanh để hiểu rõ yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Liên hệ với bộ phận chuyên trách để được hướng dẫn chi tiết.
– Không đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề yêu cầu giấy phép: Tìm hiểu kỹ các điều kiện kinh doanh của ngành nghề đó. Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng chỉ, đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất, nhân sự.
– Khó khăn trong việc mở tài khoản ngân hàng: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng. Lựa chọn ngân hàng có chính sách hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập.
– Không hiểu rõ các quy định về thuế: Tham gia các khóa đào tạo về thuế cho doanh nghiệp mới thành lập. Tư vấn với chuyên gia thuế để được hướng dẫn cụ thể.

7. Lời khuyên cho doanh nghiệp mới thành lập

– Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng: Trước khi bắt đầu kinh doanh, hãy nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
– Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết: Kế hoạch kinh doanh đóng vai trò như một bản đồ chiến lược, giúp doanh nghiệp xác định hướng đi và quản lý hoạt động một cách hiệu quả.
– Quản lý tài chính chặt chẽ: Quản lý tài chính chặt chẽ là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
– Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng: Nhân sự là nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp. Hãy tuyển chọn và đào tạo đội ngũ có chuyên môn và nhiệt huyết.
– Tìm kiếm sự hỗ trợ: Đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia, tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp, hoặc các doanh nghiệp đi trước.
Việc thành lập công ty là một cột mốc quan trọng trong hành trình khởi nghiệp, đánh dấu bước đầu tiên trên con đường xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn nắm bắt đầy đủ các thông tin cần thiết về quy trình đăng ký doanh nghiệp, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến các thủ tục pháp lý quan trọng trong năm 2025. Hi vọng rằng với những kiến thức này, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc để khởi đầu thuận lợi. Chúc bạn gặt hái nhiều thành công trên chặng đường kinh doanh phía trước!