Thủ tục thành lập hộ kinh doanh năm 2025

Hộ kinh doanh là một hình thức tổ chức kinh doanh phổ biến ở Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các cá nhân hoặc hộ gia đình muốn khởi nghiệp với quy mô nhỏ. Việc thành lập hộ kinh doanh đòi hỏi tuân thủ các quy định pháp luật và thực hiện một quy trình nhất định. Bài viết này trình bày chi tiết các bước cần thiết để thành lập hộ kinh doanh, tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời hướng dẫn cả hai hình thức đăng ký: nộp hồ sơ trực tiếp và thực hiện qua mạng điện tử.

I. Khái niệm và đặc điểm của hộ kinh doanh

1. Định nghĩa

Tại Việt Nam, pháp luật quy định hộ kinh doanh là một hình thức kinh doanh tư nhân do một cá nhân hoặc hộ gia đình làm chủ. Loại hình này bị giới hạn ở một địa điểm kinh doanh duy nhất, không được sử dụng quá mười lao động và chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.

2. Đặc điểm:

– Chủ thể: Chủ hộ kinh doanh có thể là cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình.
– Địa điểm kinh doanh: Hộ kinh doanh chỉ được phép đăng ký một địa điểm kinh doanh duy nhất.
– Số lượng lao động: Số lượng lao động sử dụng không được vượt quá mười người.
– Trách nhiệm: Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.
– Ưu điểm: Thủ tục thành lập đơn giản, chi phí thấp, phù hợp với quy mô kinh doanh nhỏ.
– Nhược điểm: Chịu trách nhiệm vô hạn, khó khăn trong việc huy động vốn, hạn chế về quy mô hoạt động.

II. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh

Để được thành lập hộ kinh doanh, cá nhân hoặc hộ gia đình cần đáp ứng các điều kiện sau:
– Năng lực hành vi dân sự: Cá nhân là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
– Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp Việt Nam cho phép mọi cá nhân được thành lập và quản lý doanh nghiệp, trừ những trường hợp thuộc diện bị cấm theo quy định của pháp luật.
– Địa điểm kinh doanh: Có địa điểm kinh doanh hợp pháp, ổn định và không vi phạm các quy định về trật tự xây dựng, quy hoạch đô thị.
– Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh hoặc hạn chế kinh doanh.
– Tên hộ kinh doanh: Tên hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định về đặt tên, không gây nhầm lẫn với các tổ chức, cá nhân khác.

III. Thủ tục thành lập hộ kinh doanh

Việc đăng ký thành lập hộ kinh doanh được thực hiện tại Phòng Tài chính – Kế hoạch (thuộc UBND quận/huyện), là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Người đăng ký có thể lựa chọn một trong hai hình thức: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thực hiện thủ tục trực tuyến.

1. Đăng ký trực tiếp

a. Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm các giấy tờ sau:
– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Sử dụng mẫu Phụ lục III – 1 ban hành kèm theo Thông tư 02/2023/Thông tư-Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Giấy đề nghị cần kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin sau:
+ Tên hộ kinh doanh.
+ Địa chỉ nơi đặt trụ sở chính của hộ kinh doanh.
+ Ngành nghề mà hộ kinh doanh dự định thực hiện
+ Vốn kinh doanh.
+ Thông tin về chủ hộ kinh doanh (họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/hộ chiếu).
+ Thông tin về các thành viên hộ gia đình (nếu có).
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân: Đối với chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình (nếu có), cần nộp bản sao công chứng hoặc chứng thực Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực.
– Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình: Trong trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký hộ kinh doanh, cần có biên bản họp thể hiện sự đồng ý của tất cả các thành viên về việc thành lập hộ kinh doanh và cử một người làm chủ hộ kinh doanh.
– Bản sao văn bản ủy quyền: Trong trường hợp các thành viên hộ gia đình giao quyền làm chủ hộ kinh doanh cho một người đại diện, việc ủy quyền cần được thể hiện bằng văn bản có giá trị pháp lý.
Lưu ý:
– Các bản sao giấy tờ phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền hoặc có bản chính để đối chiếu.
– Hồ sơ phải được sắp xếp theo thứ tự quy định và đựng trong túi hồ sơ.
b. Nộp hồ sơ: Việc nộp hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh phải được thực hiện trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở chính) bởi chính người thành lập hoặc người đại diện theo ủy quyền.
c. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
– Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho người nộp hồ sơ.
– Xử lý hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện tiến hành thẩm định hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được xem là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định và các thông tin kê khai đầy đủ, chính xác. Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh sẽ truyền thông tin đăng ký thành lập hộ kinh doanh sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.
Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế: Hệ thống sẽ tự động rà soát tính hợp lệ của các thông tin được cung cấp, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến đăng ký thuế. Hệ thống có khả năng tự động tạo mã số hộ kinh doanh, phân loại hộ kinh doanh theo cơ quan thuế quản lý và chuyển các thông tin này sang hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh một cách liền mạch. Nếu thông tin không đáp ứng các yêu cầu, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và chuyển thông tin này đến hệ thống dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh.
+ Trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi hoặc bổ sung, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh, nêu rõ lý do và yêu cầu cụ thể.
d. Cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
– Nếu hồ sơ đăng ký đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
– Thông báo về cơ quan thuế quản lý: Đồng thời với việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cũng sẽ cung cấp Thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp cho người thành lập hộ kinh doanh.
– Trường hợp từ chối cấp: Nếu hồ sơ không đáp ứng các điều kiện quy định, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ biết lý do từ chối.

2. Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số

Hình thức đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số ngày càng phổ biến do tính tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
a. Thực hiện đăng ký
– Truy cập hệ thống: Truy cập hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
– Kê khai thông tin: Kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin theo yêu cầu trên hệ thống, tương tự như Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
– Tải văn bản điện tử: Tải các văn bản điện tử (bản scan hoặc bản chụp) của các giấy tờ cần thiết lên hệ thống. Các văn bản này phải rõ ràng, dễ đọc và đầy đủ nội dung.
– Ký xác thực hồ sơ: Sử dụng chữ ký số để ký xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình trên hệ thống.
– Gửi hồ sơ: Gửi hồ sơ đã ký xác thực đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện qua hệ thống.
b. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
– Giấy biên nhận: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện gửi Giấy biên nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử.
– Xử lý hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện tiến hành thẩm định hồ sơ. Quy trình xử lý tương tự như đăng ký trực tiếp.
c. Nhận kết quả
– Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho người nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử.
– Thông báo về cơ quan thuế quản lý: Thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp cũng sẽ được gửi qua mạng.
– Nếu hồ sơ đăng ký không đáp ứng yêu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ thông báo bằng văn bản qua hệ thống thông tin điện tử cho người nộp hồ sơ, nêu rõ lý do và các nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

IV. Các lỗi thường gặp khi đăng ký hộ kinh doanh và cách khắc phục

Trong quá trình đăng ký hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ có thể gặp phải một số lỗi phổ biến sau:
– Kê khai thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ: Nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ, đảm bảo các thông tin khớp với giấy tờ tùy thân.
– Không cung cấp đầy đủ giấy tờ theo quy định: Tham khảo danh mục hồ sơ cần thiết và chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp.
– Giấy tờ không hợp lệ (ví dụ: hết hạn, không được chứng thực): Kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ, đảm bảo các bản sao được chứng thực đúng quy định.
– Tên hộ kinh doanh trùng hoặc gây nhầm lẫn với các tổ chức, cá nhân khác: Tra cứu thông tin về các hộ kinh doanh đã đăng ký để tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
– Địa điểm kinh doanh không hợp pháp (ví dụ: không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất): Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hợp lệ.
Thủ tục thành lập hộ kinh doanh không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi người thành lập phải nắm vững các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và lựa chọn phương thức đăng ký phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc đẩy nhanh quá trình thành lập hộ kinh doanh. Mong rằng những thông tin được cung cấp trong bài viết này sẽ là hành trang hữu ích cho bạn trên con đường khởi nghiệp.