Thủ tục pháp lý khi thuê kho xưởng cho doanh nghiệp

I. Tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp lý khi thuê kho xưởng

– Trong hoạt động đầu tư và kinh doanh sản xuất, việc thuê kho xưởng không chỉ đơn thuần là tìm kiếm mặt bằng mà còn liên quan chặt chẽ đến các quy định của Luật Đất đai, Luật Kinh doanh Bất động sản và Luật Đầu tư.

– Việc thực hiện không đúng hoặc không đủ các thủ tục pháp lý khi thuê kho xưởng có thể dẫn đến nhiều hệ quả tiêu cực như:

+ Hợp đồng thuê bị tuyên vô hiệu do vi phạm điều cấm của luật.
+ Doanh nghiệp không thể đăng ký giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư tại địa điểm thuê.
+ Bị cơ quan chức năng xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động do thiếu giấy phép xây dựng hoặc phòng cháy chữa cháy (PCCC).
+ Tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ tài chính không được pháp luật bảo vệ.

Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình và các bước thẩm định hồ sơ trước khi tiến hành ký kết hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa các bước pháp lý cần thiết.

II. Thủ tục pháp lý

– Bước 1: Thẩm định hồ sơ pháp lý của bên cho thuê

+ Trước khi đàm phán về giá cả, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của tài sản và năng lực của bên cho thuê. Đây là bước sàng lọc rủi ro quan trọng nhất.
+ Các giấy tờ bắt buộc cần kiểm tra bao gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ): Xác minh mục đích sử dụng đất phải là đất sản xuất kinh doanh/đất khu công nghiệp. Thời hạn sử dụng đất phải còn dài hơn thời hạn dự kiến thuê.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ sở hữu: Bên cho thuê phải có ngành nghề kinh doanh bất động sản (đối với doanh nghiệp kinh doanh hạ tầng).
• Hồ sơ xây dựng: Giấy phép xây dựng và bản vẽ hoàn công của nhà xưởng.
• Hồ sơ PCCC: Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế và Văn bản nghiệm thu về PCCC. (Đây là điều kiện tiên quyết để nhà xưởng được phép hoạt động).
• Nghĩa vụ tài chính: Xác nhận bên cho thuê đã hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế đất hàng năm hoặc đóng một lần cho Nhà nước (để tránh rủi ro đất bị thu hồi).

– Bước 2: Soạn thảo và Ký kết hợp đồng thuê kho xưởng

+ Hợp đồng thuê kho xưởng là văn bản pháp lý cao nhất ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên. Nội dung hợp đồng cần quy định rõ ràng các điều khoản sau:

• Đối tượng của hợp đồng: Mô tả chính xác vị trí, diện tích, kết cấu nhà xưởng và các tài sản đi kèm (trạm biến áp, hệ thống xử lý nước thải…).
• Giá thuê và phương thức thanh toán
• Đơn giá thuê (cố định hay thay đổi theo năm).
• Các loại phí dịch vụ đi kèm (phí quản lý, phí bảo vệ, phí duy tu hạ tầng).
• Quy định về thuế VAT (giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế).
• Mục đích sử dụng: Quy định rõ ngành nghề doanh nghiệp dự kiến sản xuất để đảm bảo phù hợp với quy hoạch của khu công nghiệp và cam kết bảo vệ môi trường.

+ Thời hạn và điều kiện chấm dứt

• Quy định thời gian thuê, điều kiện gia hạn và các trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn (kèm chế tài phạt vi phạm).

– Bước 3: Các thủ tục hành chính sau khi ký hợp đồng

• Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng thuê, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục hành chính để hợp pháp hóa địa điểm kinh doanh:
• Công chứng hợp đồng: Mặc dù Bộ luật Dân sự không bắt buộc công chứng hợp đồng thuê nhà xưởng dưới 6 tháng, nhưng đối với các hợp đồng dài hạn và giá trị lớn, doanh nghiệp nên thực hiện công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
• Đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh/Chi nhánh: Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư để cập nhật địa chỉ kho xưởng vào Giấy phép kinh doanh.
• Xin cấp/Điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư (đối với doanh nghiệp FDI): Đây là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp nước ngoài được phép hoạt động tại địa điểm mới.
• Đăng ký Cam kết bảo vệ môi trường: Tùy theo quy mô sản xuất, doanh nghiệp phải lập Đánh giá tác động môi trường (ĐTM) hoặc Kế hoạch bảo vệ môi trường trình cơ quan chức năng phê duyệt.

III. Câu hỏi thường gặp:

1. Hợp đồng thuê kho xưởng có bắt buộc phải công chứng không?

– Theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê bất động sản không bắt buộc phải công chứng, chứng thực mới có hiệu lực (trừ trường hợp thuê nhà ở xã hội hoặc nhà ở công vụ). Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh tranh chấp, các bên nên thực hiện công chứng.

2. Doanh nghiệp chế xuất có được thuê kho xưởng bên ngoài khu chế xuất không?

– Có, nhưng doanh nghiệp chế xuất phải xin phép cơ quan quản lý đầu tư và đảm bảo khu vực kho xưởng thuê bên ngoài đáp ứng điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan (có tường rào ngăn cách, camera giám sát…).

3. Bên thuê có được phép cho thuê lại (cho thuê lại một phần) kho xưởng không?

– Việc cho thuê lại chỉ được phép nếu trong hợp đồng thuê chính có điều khoản đồng ý của chủ sở hữu (bên cho thuê đầu tiên) và bên thuê có đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản.

4. Khi thuê kho xưởng, ai là người đóng thuế?

– Thông thường, giá thuê chưa bao gồm VAT. Bên thuê sẽ trả tiền thuê + VAT cho bên cho thuê. Bên cho thuê có trách nhiệm xuất hóa đơn đỏ và kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp/thu nhập cá nhân theo quy định. Các thỏa thuận khác phải được ghi rõ trong hợp đồng.

Để giải đáp các thắc mắc về thủ tục pháp lý khi thuê kho xưởng  –  hãy liên hệ ngay với khoxuongdep.com.vn để  nhận tư vấn chi tiết.

☎️ Liên hệ Hotline/Zalo: 0901626248