Đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) là một hình thức tổ chức kinh doanh phổ biến, đặc biệt phù hợp với các cá nhân muốn tự mình làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn về mọi hoạt động kinh doanh. Việc thành lập DNTN đòi hỏi tuân thủ các quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp. Bài viết này hướng dẫn từng bước quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân (DNTN) theo luật hiện hành, nhằm hỗ trợ những người muốn bắt đầu kinh doanh hiểu rõ và thực hiện đúng các thủ tục cần thiết.

I. Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân

Điều 188 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng doanh nghiệp tư nhân (DNTN) do một cá nhân duy nhất sở hữu, người này chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để thành lập DNTN, cá nhân phải đáp ứng các điều kiện sau
– Chủ sở hữu: Chỉ có một cá nhân duy nhất làm chủ DNTN. Cá nhân này phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
– Trách nhiệm tài sản: Chủ DNTN chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
– Ngành, nghề kinh doanh: Ngành, nghề kinh doanh của DNTN không thuộc danh mục ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật.
– Tên doanh nghiệp: Tên DNTN phải tuân thủ các quy định về đặt tên doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký.
– Địa chỉ trụ sở chính: DNTN phải có địa chỉ trụ sở chính rõ ràng, hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam.
– Hồ sơ hợp lệ: Hồ sơ đăng ký thành lập DNTN phải đầy đủ, hợp lệ theo quy định.
– Theo quy định, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp đầy đủ lệ phí đăng ký theo mức phí được quy định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

II. Thành phần hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ đăng ký thành lập DNTN bao gồm các tài liệu sau:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp:
+ Tên DNTN (Tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có) và tên viết tắt (nếu có)).
+ Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân.
+ Ngành, nghề kinh doanh (ghi theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).
+ Sử dụng mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục I-1 ban hành kèm theo Nghị định số 01/2021/Nghị định Chính phủ.
+ Giấy đề nghị phải được điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo yêu cầu, bao gồm:
+ ) Tổng số vốn mà chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân dùng để đầu tư vào hoạt động kinh doanh.
+ ) Thông tin về chủ DNTN (họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc).
+ ) Cam kết của chủ DNTN về tính trung thực và chính xác của hồ sơ.
+ ) Ký tên của chủ doanh nghiệp tư nhân.
+ ) DNTN không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân:
+ Đối với công dân Việt Nam: Bản sao có chứng thực Hộ chiếu hoặc Căn cước công dân còn hiệu lực.
+ Đối với người nước ngoài: Bản sao có chứng thực Hộ chiếu còn hiệu lực.
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
– Văn bản ủy quyền (nếu có):
+ Trường hợp chủ DNTN ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cần có văn bản ủy quyền.
+ Văn bản ủy quyền phải ghi rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và thông tin của người được ủy quyền.
+ Các bên có thể tự nguyện thực hiện công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền này, nhưng không phải là yêu cầu bắt buộc.
+ Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro, việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền là một lựa chọn được khuyến khích.
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền (nếu có): Tương tự như giấy tờ pháp lý của chủ DNTN, giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền phải là bản sao có chứng thực Thẻ căn cước hoặc Căn cước công dân (đối với công dân Việt Nam) hoặc Hộ chiếu (đối với người nước ngoài) còn hiệu lực.
Lưu ý quan trọng về hồ sơ:
– Tất cả các giấy tờ trong hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt. Trong trường hợp có giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, phải được dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
– Hồ sơ cần nộp bao gồm 01 bộ.
– Nhà đầu tư nên chuẩn bị thêm bản sao của các giấy tờ liên quan để đối chiếu khi nộp hồ sơ.

III. Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân:

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:
– Đăng ký trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh
– Đăng ký qua dịch vụ bưu chính
– Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
– Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

1. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

– Bước 1: Nộp hồ sơ:
Chủ DNTN hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập DNTN tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi DNTN đặt trụ sở chính.
– Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và xử lý:
+ Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
+ Sau khi nộp hồ sơ, người nộp sẽ nhận được biên nhận từ Phòng Đăng ký kinh doanh.
– Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung:
+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
+ Kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, trong vòng tối đa 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản cho người thành lập DNTN về những điểm cần sửa đổi hoặc bổ sung nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp không đúng quy định.

2. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng

– Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến:
+ Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký DNTN qua mạng thông tin điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
+ Phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp cần được thanh toán theo đúng quy trình được hướng dẫn chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Bước 2: Nhận Giấy biên nhận: Hoàn thành việc nộp hồ sơ đăng ký DNTN qua mạng, người nộp sẽ được cấp Giấy biên nhận điện tử xác nhận đã nộp hồ sơ.
– Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung:
+ Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp biết nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
+ Nếu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa đáp ứng các yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ Phòng Đăng ký kinh doanh qua mạng thông tin điện tử, trong đó yêu cầu chỉnh sửa và bổ sung hồ sơ.

3. Đối với việc đăng ký doanh nghiệp trực tuyến thông qua Tài khoản đăng ký kinh doanh

– Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến:
+ Để hoàn tất thủ tục đăng ký DNTN qua mạng, người nộp hồ sơ cần truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) và sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện các bước: nhập thông tin cần thiết, tải lên các văn bản điện tử theo yêu cầu và ký xác thực hồ sơ.
+ Việc thanh toán phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện trực tuyến theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
+ Nếu sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, văn bản ủy quyền cần bao gồm thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác minh tính hợp lệ của việc nộp hồ sơ qua mạng.
– Bước 2: Nhận Giấy biên nhận: Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ được gửi cho người nộp sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử.
– Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo sửa đổi, bổ sung:
+ Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy đăng ký doanh nghiệp và đồng thời thông báo cho doanh nghiệp về việc này.
+ Khi hồ sơ đăng ký không đáp ứng các yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho doanh nghiệp bằng hình thức điện tử, đề nghị chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ.

IV. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp:

– Việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm DNTN nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
– Thông tin công bố bao gồm các chi tiết trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

V. Cơ quan thực hiện:

Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi DNTN đặt trụ sở chính. Ví dụ, trong trường hợp này, cơ quan thực hiện là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Bình.

VI. Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

1. DNTN được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau:

– Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
– Tên của DNTN được đặt theo đúng quy định tại các Điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp năm 2020;
– Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
– Lệ phí đăng ký doanh nghiệp cần được nộp đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến sẽ được phê duyệt nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện sau đây:

– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp điện tử phải đầy đủ giấy tờ và nội dung như hồ sơ bản giấy. Các giấy tờ này phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên của các văn bản điện tử phải tương ứng với tên của các giấy tờ trong hồ sơ bản giấy. Người có thẩm quyền ký (ví dụ: người đề nghị đăng ký, thành viên, cổ đông) có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp lên văn bản điện tử. Hoặc, có thể ký trên bản giấy rồi quét (scan) theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
– Thông tin đăng ký doanh nghiệp kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải hoàn toàn trùng khớp và chính xác so với hồ sơ bản giấy. Ngoài ra, cần cung cấp đầy đủ số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của người nộp hồ sơ.
– Tính pháp lý của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến được đảm bảo khi có chữ ký số hoặc được xác thực bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền (hoặc người được ủy quyền). Trong trường hợp có ủy quyền thực hiện thủ tục, hồ sơ phải bao gồm đầy đủ các giấy tờ và tài liệu được quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

3. Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) không cần thiết phải đóng dấu lên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định và biên bản họp khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đối với các loại giấy tờ khác, việc sử dụng con dấu sẽ được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật khác có liên quan.

VII. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Thông tư số 47/2019/Thông tư Bộ Tài chính. Mức lệ phí cụ thể có thể thay đổi theo thời gian, do đó, doanh nghiệp nên tham khảo thông tin mới nhất trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Tên DNTN phải tuân thủ các quy định tại các Điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp năm 2020. Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ lưỡng tên dự kiến đặt có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký hay không. Có thể tra cứu thông tin tên doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục đăng ký thành lập DNTN tương đối đơn giản, tuy nhiên, để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả, các cá nhân có ý định thành lập DNTN cần nắm vững các quy định pháp luật liên quan, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự thủ tục. Hướng dẫn chi tiết này về thủ tục đăng ký DNTN theo quy định hiện hành sẽ là nguồn thông tin hữu ích, giúp bạn chuẩn bị đầy đủ và chính xác để khởi đầu công việc kinh doanh của mình.