Quy trình đăng ký nhãn hiệu năm 2025

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, nhãn hiệu đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng, bảo vệ và phát triển thương hiệu cho mỗi doanh nghiệp. Nhãn hiệu không chỉ là dấu hiệu nhận diện giúp phân biệt sản phẩm và dịch vụ giữa các doanh nghiệp, mà còn là một loại tài sản trí tuệ có giá trị kinh tế đáng kể. Việc đăng ký nhãn hiệu là một bước quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ sở hữu, ngăn chặn các hành vi xâm phạm và tạo dựng uy tín vững chắc trên thị trường. Bài viết này trình bày một cách chi tiết quy trình đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, giúp các tổ chức và cá nhân nắm bắt rõ các bước thực hiện và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác.

I. Chủ thể có quyền đăng ký nhãn hiệu

Luật Sở hữu trí tuệ quy định các đối tượng sau có quyền đăng ký nhãn hiệu:
– Tổ chức, cá nhân: Có quyền đăng ký nhãn hiệu cho hàng hóa do chính mình sản xuất hoặc dịch vụ do chính mình cung cấp. Điều này áp dụng cho cả công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài, các loại hình doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).
– Tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động thương mại hợp pháp: Một doanh nghiệp có thể đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm do bên thứ ba sản xuất, miễn là nhà sản xuất không sử dụng nhãn hiệu đó và không có ý kiến phản đối việc đăng ký.
– Các tổ chức tập thể được thành lập hợp pháp có quyền đăng ký nhãn hiệu tập thể để các thành viên sử dụng theo quy chế đã định. Đối với dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý, quyền đăng ký thuộc về tổ chức tập thể đại diện cho các nhà sản xuất, kinh doanh tại địa phương đó. Việc đăng ký địa danh và các dấu hiệu khác liên quan đến nguồn gốc địa lý, đặc sản địa phương của Việt Nam cần có sự chấp thuận từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Các tổ chức có nhiệm vụ kiểm soát và chứng nhận chất lượng, đặc tính, nguồn gốc hoặc các tiêu chí khác của hàng hóa, dịch vụ có quyền đăng ký nhãn hiệu chứng nhận. Điều kiện là tổ chức này không trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ đó. Tương tự như nhãn hiệu tập thể, việc đăng ký địa danh và các dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý, đặc sản địa phương của Việt Nam cần phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.
– Hai hoặc nhiều tổ chức, cá nhân: Có thể cùng nhau đăng ký một nhãn hiệu để trở thành đồng chủ sở hữu, với điều kiện:
+ Việc sử dụng nhãn hiệu phải được thực hiện nhân danh cho tất cả các đồng chủ sở hữu, hoặc cho các sản phẩm và dịch vụ mà tất cả các đồng chủ sở hữu cùng tham gia vào quá trình sản xuất và kinh doanh.
+ Việc sử dụng nhãn hiệu đó không gây ra sự nhầm lẫn cho người tiêu dùng về nguồn gốc của hàng hóa hoặc dịch vụ.
– Người có quyền đăng ký, kể cả người đã nộp đơn đăng ký: Quyền đăng ký nhãn hiệu có thể được chuyển nhượng cho tổ chức hoặc cá nhân khác thông qua hợp đồng bằng văn bản hoặc kế thừa theo quy định của pháp luật, với điều kiện bên nhận chuyển nhượng đáp ứng đầy đủ các tiêu chí dành cho người có quyền đăng ký nhãn hiệu tương ứng.
– Người đại diện hoặc đại lý của chủ sở hữu nhãn hiệu (trong một số trường hợp): Nếu một nhãn hiệu đã được bảo hộ ở một quốc gia thành viên của Điều ước quốc tế quy định cấm người đại diện hay đại lý của chủ sở hữu đăng ký nhãn hiệu đó (và Việt Nam cũng là thành viên), người đại diện/đại lý đó không được thực hiện đăng ký nhãn hiệu này nếu không có sự đồng ý của chủ sở hữu, trừ khi có lý do xác đáng.

II. Quy trình đăng ký nhãn hiệu chi tiết

Quy trình đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam bao gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ đăng ký nhãn hiệu là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và kết quả của quá trình đăng ký. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
– Tờ khai đăng ký nhãn hiệu: Sử dụng mẫu số 01 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Tờ khai cần được điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
+ Thông tin chi tiết về người nộp đơn: Tên đầy đủ, địa chỉ, quốc tịch (đối với cá nhân); tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính, thông tin liên hệ (đối với tổ chức).
+ Mô tả nhãn hiệu: Mô tả chi tiết các yếu tố cấu thành nhãn hiệu, bao gồm cả hình ảnh, chữ viết và màu sắc (nếu có). Đặc biệt, cần nêu rõ ý nghĩa của nhãn hiệu (nếu có).
+ Danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu: Liệt kê đầy đủ và chính xác các hàng hóa, dịch vụ mà nhãn hiệu sẽ được sử dụng. Các hàng hóa, dịch vụ này cần được phân loại theo Bảng phân loại quốc tế Nice (ấn bản hiện hành). Việc phân loại chính xác giúp xác định phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu.
+ Ngày ưu tiên (nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên): Nếu đơn đăng ký nhãn hiệu được nộp trong vòng sáu tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên tại một quốc gia thành viên Công ước Paris, người nộp đơn có thể yêu cầu hưởng quyền ưu tiên.
– Mẫu nhãn hiệu: Cần có năm mẫu nhãn hiệu giống nhau, với kích thước không lớn hơn 80mm x 80mm. Mẫu nhãn hiệu phải rõ ràng, sắc nét, thể hiện đầy đủ các yếu tố cấu thành nhãn hiệu. Nếu nhãn hiệu có màu sắc, cần ghi rõ màu sắc cần được bảo hộ.
– Giấy ủy quyền: (Nếu nộp đơn thông qua đại diện). Giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản, có đầy đủ thông tin về người ủy quyền (người nộp đơn), người được ủy quyền (tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp hoặc cá nhân được ủy quyền), phạm vi ủy quyền (ví dụ: nộp đơn, theo dõi quá trình thẩm định, phản hồi ý kiến của Cục Sở hữu trí tuệ) và thời hạn ủy quyền.
– Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí: (Áp dụng khi thanh toán phí, lệ phí tại dịch vụ bưu chính thanh toán trực tiếp vào tài khoản của Cục Sở hữu trí tuệ).
– Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên: (Nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên). Bao gồm bản sao đơn đăng ký đầu tiên, có xác nhận của cơ quan đã nhận đơn.
– Tài liệu chứng minh quyền đăng ký: Nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đăng ký từ người khác, cần cung cấp các tài liệu chứng minh quyền này (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền đăng ký, văn bản thừa kế).
– Các tài liệu khác (nếu cần):
+ Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể (đối với nhãn hiệu tập thể).
+ Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận (đối với nhãn hiệu chứng nhận).
+ Văn bản cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (đối với nhãn hiệu có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý, đặc sản địa phương của Việt Nam).

2. Nộp đơn đăng ký

Đơn đăng ký nhãn hiệu có thể được nộp theo các hình thức sau:
– Nộp trực tiếp: Tại trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ ở Hà Nội hoặc tại hai Văn phòng đại diện của Cục ở Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
+ Địa chỉ trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
+ Văn phòng đại diện SHTT tại TP.HCM: Tầng 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, Quận 1, TP.HCM.
+ Văn phòng đại diện SHTT tại TP. Đà Nẵng: Tầng 03, 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, TP. Đà Nẵng.
– Nộp qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ đến một trong các địa chỉ trên.
– Nộp hồ sơ trực tuyến: Sử dụng Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ.

3. Thẩm định hình thức đơn

Sau khi nhận được đơn, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định hình thức đơn để kiểm tra xem đơn có đáp ứng các yêu cầu về hình thức theo quy định của pháp luật hay không. Thời gian thẩm định hình thức thường kéo dài khoảng một tháng kể từ ngày nộp đơn.
– Nội dung thẩm định hình thức:
+ Tính đầy đủ của hồ sơ: Kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ các tài liệu theo quy định hay không.
+ Tính hợp lệ của các tài liệu: Kiểm tra xem các tài liệu có được lập đúng theo mẫu quy định, có đầy đủ chữ ký và dấu (nếu có) hay không.
+ Phân loại hàng hóa, dịch vụ: Kiểm tra xem việc phân loại hàng hóa, dịch vụ có chính xác theo Bảng phân loại quốc tế Nice hay không.
– Kết quả thẩm định hình thức:
+ Đơn hợp lệ: Cục Sở hữu trí tuệ ra Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ.
+ Nếu đơn không hợp lệ: Cục Sở hữu trí tuệ sẽ gửi Thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, nêu rõ lý do và các lỗi khiến đơn có khả năng bị từ chối, đồng thời ấn định thời hạn hai tháng để người nộp đơn phản hồi hoặc khắc phục các lỗi này.

4. Công bố đơn

Sau khi có quyết định chấp nhận đơn hợp lệ, đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp. Mục đích của việc công bố đơn là thông báo công khai về việc đăng ký nhãn hiệu, tạo cơ hội cho các bên thứ ba đưa ra ý kiến phản đối nếu họ cho rằng nhãn hiệu này xâm phạm quyền của họ. Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được công bố trong vòng hai tháng kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ.

5. Thẩm định nội dung đơn

Sau khi đơn được công bố, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định nội dung đơn để đánh giá khả năng bảo hộ của nhãn hiệu. Thời gian thẩm định nội dung thường kéo dài không quá chín tháng kể từ ngày công bố đơn.
– Nội dung thẩm định nội dung:
+ Đánh giá khả năng phân biệt của nhãn hiệu: Xem xét liệu nhãn hiệu có khả năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của người nộp đơn với hàng hóa, dịch vụ của người khác hay không.
+ So sánh với nhãn hiệu đã đăng ký hoặc đang được bảo hộ: Kiểm tra xem nhãn hiệu có trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu của người khác đã được đăng ký hoặc đang được bảo hộ cho hàng hóa, dịch vụ tương tự hoặc liên quan hay không.
+ Xem xét các dấu hiệu loại trừ bảo hộ: Đánh giá xem nhãn hiệu có chứa các dấu hiệu không được bảo hộ theo quy định của pháp luật hay không (ví dụ: dấu hiệu mô tả trực tiếp hàng hóa, dịch vụ, dấu hiệu gây hiểu sai lệch về nguồn gốc, tính năng, công dụng của hàng hóa, dịch vụ).
– Kết quả thẩm định nội dung:
+ Nhãn hiệu đáp ứng các yêu cầu bảo hộ: Cục Sở hữu trí tuệ ra Thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ.
+ Nhãn hiệu không đáp ứng các yêu cầu bảo hộ: Cục Sở hữu trí tuệ ra Thông báo dự định từ chối cấp văn bằng bảo hộ, nêu rõ lý do. Người nộp đơn có quyền phản hồi trong thời hạn quy định.

6. Cấp văn bằng bảo hộ

Nếu kết quả thẩm định nội dung cho thấy nhãn hiệu đáp ứng các yêu cầu bảo hộ và người nộp đơn đã nộp đầy đủ lệ phí, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra Quyết định cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu. Thông tin về nhãn hiệu được ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu và công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp.

III. Hiệu lực và gia hạn văn bằng bảo hộ

Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu có hiệu lực từ ngày cấp đến hết mười năm kể từ ngày nộp đơn. Chủ sở hữu nhãn hiệu có thể gia hạn văn bằng bảo hộ nhiều lần liên tiếp, mỗi lần mười năm.

IV. Lưu ý quan trọng

– Tra cứu nhãn hiệu: Mặc dù không bắt buộc, việc tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn là rất quan trọng để đánh giá khả năng bảo hộ của nhãn hiệu và tránh các tranh chấp có thể xảy ra sau này.
– Tính trung thực và chính xác của thông tin: Tất cả thông tin cung cấp trong đơn đăng ký phải trung thực và chính xác.
– Tuân thủ thời hạn: Cần tuân thủ các thời hạn quy định trong quá trình đăng ký để tránh bị từ chối đơn.
– Theo dõi tiến trình xử lý đơn: Nên thường xuyên theo dõi tiến trình xử lý đơn trên trang web của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc thông qua đại diện sở hữu công nghiệp.
– Sử dụng dịch vụ của tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp: Nếu không có kinh nghiệm trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, việc sử dụng dịch vụ của các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ là một lựa chọn sáng suốt.

V. Cơ quan thực hiện

Cục Sở hữu trí tuệ, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, là cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam. Quy trình đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam là một quy trình tương đối phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu về pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và thành công. Hy vọng bài viết này cung cấp thông tin hữu ích và hỗ trợ các tổ chức, cá nhân trong quá trình đăng ký nhãn hiệu.