Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp có cần công chứng, chứng thực?

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng và phát triển năng động, các hoạt động đầu tư, mua bán, sáp nhập doanh nghiệp (M&A) diễn ra ngày càng sôi động. Trọng tâm của nhiều giao dịch này chính là việc chuyển dịch quyền sở hữu cổ phần trong công ty cổ phần hoặc phần vốn góp trong công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty hợp danh. Đi kèm với sự gia tăng về số lượng và quy mô giao dịch là những vướng mắc pháp lý cần được làm rõ, trong đó, một câu hỏi thường trực và gây nhiều băn khoăn cho các bên tham gia là: Liệu hợp đồng chuyển nhượng cổ phần hoặc phần vốn góp có bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam hay không?

1. Xác định bản chất pháp lý của cổ phần và phần vốn góp

– Cổ phần: Là phần vốn điều lệ nhỏ nhất của công ty cổ phần, được chia thành các đơn vị bằng nhau. Người sở hữu cổ phần được gọi là cổ đông. Cổ phần xác nhận quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông đối với công ty cổ phần, bao gồm quyền biểu quyết, quyền nhận cổ tức, quyền ưu tiên mua cổ phần mới, và quyền đối với một phần tài sản còn lại của công ty khi giải thể, phá sản (sau khi đã thanh toán hết các khoản nợ). Cổ phần được xem là một loại tài sản dưới dạng chứng khoán (nếu là công ty đại chúng, niêm yết) hoặc giấy tờ có giá ghi nhận quyền sở hữu vốn góp.
– Phần vốn góp: Là tổng giá trị tài sản mà một thành viên đã góp hoặc cam kết góp vào công ty TNHH hoặc công ty hợp danh. Phần vốn góp xác định tỷ lệ quyền và nghĩa vụ của thành viên đó trong công ty, bao gồm quyền quản lý, quyền hưởng lợi nhuận phân chia tương ứng với tỷ lệ vốn góp, và quyền đối với phần giá trị tài sản còn lại của công ty khi giải thể, phá sản. Phần vốn góp thể hiện quyền tài sản của thành viên gắn liền với tư cách thành viên trong công ty.
Như vậy, cả cổ phần và phần vốn góp đều là những loại tài sản đặc thù, thể hiện quyền sở hữu vốn của cá nhân, tổ chức trong một doanh nghiệp. Việc chuyển nhượng chúng bản chất là một giao dịch dân sự về tài sản.

2. Quy định chung về hình thức giao dịch dân sự

Bộ luật Dân sự năm 2015 (BLDS 2015) là luật gốc điều chỉnh các quan hệ dân sự, bao gồm cả hợp đồng. Về hình thức của giao dịch dân sự, Điều 119 BLDS 2015 quy định:
“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
2. Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.”
Nguyên tắc cơ bản được rút ra từ Điều 119 là:
– Tôn trọng sự tự do thỏa thuận về hình thức giao dịch của các bên (lời nói, văn bản, hành vi cụ thể).
– Hình thức công chứng, chứng thực, hoặc đăng ký chỉ là bắt buộc khi có quy định cụ thể của luật. Nếu luật chuyên ngành hoặc các luật khác liên quan không quy định bắt buộc, các bên có quyền lựa chọn hình thức giao dịch, kể cả việc không cần công chứng, chứng thực.

3. Quy định về chuyển nhượng cổ phần và phần vốn góp trong luật doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 (LDN 2020) là luật chuyên ngành điều chỉnh trực tiếp việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp, bao gồm cả việc chuyển nhượng cổ phần và phần vốn góp.

3.1. Đối với chuyển nhượng cổ phần (Công ty Cổ phần)

Khoản 2 Điều 127 LDN 2020 quy định về việc chuyển nhượng cổ phần như sau:
“2. Việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng hoặc giao dịch trên thị trường chứng khoán. Trường hợp chuyển nhượng bằng hợp đồng thì giấy tờ chuyển nhượng phải được bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ ký. Trường hợp giao dịch trên thị trường chứng khoán thì trình tự, thủ tục chuyển nhượng được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng khoán.”
– Hình thức bắt buộc: Luật yêu cầu việc chuyển nhượng phải được thực hiện bằng hợp đồng (văn bản) hoặc giao dịch trên thị trường chứng khoán. Đối với hình thức hợp đồng, yêu cầu tối thiểu là phải có chữ ký của các bên (hoặc người đại diện).
– Yêu cầu công chứng, chứng thực: Điều luật này hoàn toàn không đề cập đến việc hợp đồng chuyển nhượng cổ phần phải được công chứng hay chứng thực.
Như vậy, căn cứ trực tiếp vào LDN 2020 và đối chiếu với nguyên tắc tại Điều 119 BLDS 2015, có thể khẳng định: Pháp luật doanh nghiệp hiện hành không bắt buộc hợp đồng chuyển nhượng cổ phần phải được công chứng hoặc chứng thực.

3.2. Đối với chuyển nhượng phần vốn góp (Công ty TNHH, Công ty Hợp danh):

– Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Điều 52 LDN 2020 quy định về việc chuyển nhượng phần vốn góp của thành viên. Điều luật này mô tả các trường hợp chuyển nhượng (cho thành viên khác, cho người ngoài), quy định về quyền ưu tiên mua của các thành viên còn lại, và thủ tục thực hiện. Tuy nhiên, tương tự như quy định về chuyển nhượng cổ phần, Điều 52 không có bất kỳ quy định nào yêu cầu hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp phải được công chứng, chứng thực. Việc chuyển nhượng chỉ cần lập thành văn bản và tuân thủ các điều kiện về chào bán, ưu tiên mua theo quy định.
– Công ty TNHH một thành viên: Việc chuyển nhượng phần vốn góp trong công ty TNHH một thành viên thực chất thường là chuyển nhượng toàn bộ vốn điều lệ, dẫn đến thay đổi chủ sở hữu công ty. Điều 76, 77, 78 LDN 2020 quy định về quyền của chủ sở hữu, nghĩa vụ và việc thực hiện quyền, nhưng cũng không yêu cầu hợp đồng chuyển nhượng vốn phải công chứng, chứng thực.
– Công ty hợp danh: Điều 180 LDN 2020 quy định về hạn chế quyền của thành viên hợp danh (không được chuyển một phần hoặc toàn bộ phần vốn góp cho người khác nếu không được sự chấp thuận của các thành viên hợp danh còn lại). Điều 187 quy định về chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, bao gồm trường hợp chuyển nhượng vốn. Các quy định này cũng không đặt ra yêu cầu công chứng, chứng thực đối với thỏa thuận/hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp.
Dựa trên các quy định cốt lõi của BLDS 2015 và LDN 2020, có thể đi đến kết luận pháp lý rõ ràng rằng: Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần trong công ty cổ phần và hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp trong công ty TNHH, công ty hợp danh không thuộc trường hợp bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam. Các bên chỉ cần lập hợp đồng bằng văn bản và có chữ ký của các bên (hoặc người đại diện) là đủ điều kiện về mặt hình thức theo yêu cầu của luật.

4. Tại sao nên công chứng hợp đồng dù không bắt buộc?

Mặc dù pháp luật không bắt buộc, việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp lại được rất nhiều chuyên gia pháp lý và doanh nghiệp khuyến nghị thực hiện. Lý do không nằm ở tính hiệu lực bắt buộc của hợp đồng mà ở những lợi ích và giá trị gia tăng mà hoạt động công chứng, chứng thực mang lại, đặc biệt là trong việc quản trị rủi ro.
– Tăng cường tính xác thực và giá trị chứng cứ: Công chứng viên là người có chuyên môn pháp luật, được nhà nước bổ nhiệm. Khi công chứng hợp đồng, công chứng viên không chỉ chứng nhận chữ ký mà còn xác nhận năng lực hành vi dân sự của các bên, tính tự nguyện khi giao kết, sự phù hợp của nội dung hợp đồng với quy định pháp luật và đạo đức xã hội. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ vững chắc (Điều 5 Luật Công chứng 2014), trừ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Điều này cực kỳ quan trọng khi có tranh chấp xảy ra, giúp giảm thiểu gánh nặng chứng minh cho các bên.
– Phòng ngừa tranh chấp và rủi ro pháp lý:
+ Quá trình công chứng đòi hỏi các bên phải cung cấp đầy đủ giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận sở hữu cổ phần/phần vốn góp, các giấy tờ ủy quyền nếu có…). Công chứng viên tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các giấy tờ này, giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn (ví dụ: giấy tờ giả mạo, người ký không có thẩm quyền, tài sản đang bị tranh chấp, hạn chế chuyển nhượng…).
+ Công chứng viên thường giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, đảm bảo các bên hiểu rõ nội dung hợp đồng trước khi ký. Điều này hạn chế tình trạng ký kết do bị nhầm lẫn, lừa dối hoặc ép buộc.
+ Việc lưu trữ một bản hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng (theo Điều 64 Luật Công chứng 2014) tạo ra một bản gốc đối chứng tin cậy, tránh việc các bên sửa chữa, thay đổi nội dung hợp đồng sau khi ký.
– Tạo sự tin cậy cho các bên liên quan khác: Trong nhiều trường hợp, mặc dù không bắt buộc, các đối tác kinh doanh, ngân hàng (khi cho vay, thế chấp), hoặc cơ quan nhà nước (trong một số thủ tục hành chính không trực tiếp liên quan đến đăng ký thay đổi thành viên/cổ đông) có thể yêu cầu hoặc ưu tiên chấp nhận các hợp đồng có công chứng, chứng thực như một bằng chứng về tính nghiêm túc và minh bạch của giao dịch.
– Đối với các giao dịch M&A lớn, việc chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp có giá trị cao, liên quan đến nhiều bên hoặc có yếu tố nước ngoài, việc công chứng hợp đồng gần như là một thông lệ tốt để đảm bảo an toàn pháp lý tối đa. Chi phí công chứng thường không đáng kể so với giá trị giao dịch và những rủi ro tiềm ẩn nếu có tranh chấp.

5. Lưu ý

Cần phân biệt rõ việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng (thỏa thuận giữa bên bán và bên mua) với các thủ tục đăng ký thay đổi thông tin cổ đông/thành viên góp vốn tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc tại chính doanh nghiệp.
– Hợp đồng chuyển nhượng là cơ sở pháp lý cho việc dịch chuyển quyền sở hữu. Như đã phân tích, nó không bắt buộc công chứng/chứng thực.
– Sau khi hợp đồng được ký kết (và thanh toán hoàn tất), bên nhận chuyển nhượng cần thực hiện các thủ tục tiếp theo để được công nhận tư cách cổ đông/thành viên chính thức:
+ Công ty cổ phần: Thông báo cho công ty để ghi nhận thay đổi trong Sổ đăng ký cổ đông. Nếu là công ty đại chúng, việc chuyển nhượng thực hiện qua hệ thống của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán.
+ Công ty TNHH/Công ty hợp danh: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thành viên góp vốn tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ này thường bao gồm hợp đồng chuyển nhượng (bản sao), biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có), và các giấy tờ khác theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Mặc dù hợp đồng không cần công chứng, nhưng khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, bản sao hợp đồng có thể cần được chứng thực theo yêu cầu cụ thể của cơ quan đăng ký kinh doanh (chứng thực bản sao từ bản chính).

Đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020, có thể khẳng định rằng: Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần và hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp không thuộc đối tượng giao dịch bắt buộc phải công chứng. Việc các bên lập hợp đồng bằng văn bản và có đầy đủ chữ ký theo quy định là đủ điều kiện về hình thức để hợp đồng có hiệu lực pháp luật (nếu đáp ứng các điều kiện khác về nội dung, chủ thể).
Tuy nhiên, đứng trên góc độ quản trị rủi ro và đảm bảo an toàn pháp lý tối đa cho giao dịch, việc tự nguyện công chứng hợp đồng chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp là một lựa chọn rất nên cân nhắc và được khuyến khích mạnh mẽ.