Đổi giấy đăng ký kinh doanh sau sáp nhập đơn vị hành chính: Doanh nghiệp có bắt buộc không?

Từ ngày 1/7/2025, hàng loạt tỉnh, huyện, xã trên cả nước chính thức được sáp nhập và điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết số 202/2025/QH15. Thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến quản lý nhà nước mà còn đặt ra câu hỏi lớn cho cộng đồng doanh nghiệp: Có cần đổi giấy đăng ký kinh doanh sau khi địa chỉ trụ sở bị thay đổi tên đơn vị hành chính không?

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy định mới, căn cứ pháp lý và quy trình cụ thể để doanh nghiệp chủ động xử lý tình huống này.

Địa giới hành chính là gì?

Theo Điều 49 Luật Đất đai 2024, địa giới hành chính là ranh giới phân định đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh. Việc điều chỉnh địa giới hành chính thường gắn liền với việc sáp nhập, chia tách hoặc đổi tên đơn vị hành chính nhằm tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả quản lý.

Đối với doanh nghiệp, sự thay đổi này có thể làm sai lệch thông tin địa chỉ trụ sở chính nếu không cập nhật kịp thời trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Quy định mới: Doanh nghiệp không bắt buộc đổi giấy đăng ký kinh doanh nếu chỉ thay đổi tên địa phương

Theo Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính và hướng dẫn từ các cơ quan có thẩm quyền, nếu doanh nghiệp không thay đổi vị trí trụ sở mà chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính do sáp nhập (ví dụ: từ “huyện A” đổi thành “thành phố B”), thì:

• Không bắt buộc phải thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục có hiệu lực

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện cập nhật thông tin địa chỉ khi có nhu cầu, hoặc khi kết hợp thực hiện các thủ tục khác như đổi tên công ty, thay đổi người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh,…

Trường hợp nên cập nhật địa chỉ trên giấy đăng ký doanh nghiệp

Dù không bắt buộc, nhưng việc cập nhật địa chỉ mới theo đơn vị hành chính mới được khuyến khích nếu doanh nghiệp:

• Muốn đồng bộ thông tin pháp lý trên các hồ sơ giao dịch, đấu thầu, vay vốn
• Tránh rắc rối trong đối chiếu thông tin giữa các cơ quan quản lý khác nhau
• Tạo thuận lợi khi ký hợp đồng hoặc mở rộng hoạt động tại địa bàn mới

Căn cứ pháp lý bắt buộc cập nhật trong một số trường hợp

Trong một số tình huống nhất định, nếu doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ thực tế hoặc thay đổi đơn vị hành chính sâu hơn, việc cập nhật lại giấy tờ là bắt buộc theo:

• Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020: Trụ sở chính phải xác định theo địa giới đơn vị hành chính
• Điều 28, 20 Luật Doanh nghiệp 2020: Địa chỉ là thông tin bắt buộc phải đăng ký
• Khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Mọi thay đổi nội dung đăng ký đều phải thông báo

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, nếu địa chỉ cũ không còn phù hợp với địa danh mới trên bản đồ hành chính, nên tiến hành cập nhật để đảm bảo hợp pháp.

Hồ sơ và thủ tục cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Theo Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu II-5 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện hoặc người được ủy quyền (CCCD/Hộ chiếu)
• Văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng)

2. Nơi nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở
• Hoặc nộp trực tuyến tại: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

📌 Lưu ý: Tại Hà Nội và TP.HCM, bắt buộc nộp hồ sơ online.

3. Thời gian xử lý
Theo Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

“Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.”

Thời gian xử lý không tính thứ Bảy, Chủ nhật, ngày nghỉ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung – và thời gian 3 ngày sẽ tính lại từ đầu khi nộp hồ sơ hoàn chỉnh.

4. Lệ phí cập nhật thông tin
Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

“Doanh nghiệp không phải nộp phí khi cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.”

Đây là điểm quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong giai đoạn chuyển đổi.

Việc đổi giấy đăng ký kinh doanh sau sáp nhập tỉnh thành là một hành động mang tính chủ động của doanh nghiệp. Dù không luôn bắt buộc, nhưng cập nhật kịp thời sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý và thuận tiện trong các hoạt động kinh doanh trong bối cảnh địa giới hành chính đang thay đổi sâu rộng như hiện nay.